Gérer un collaborateur peut parfois s’avérer très difficile, surtout quand il s’agit de le recadrer. En effet, il est important de le faire d'une manière constructive et respectueuse, tout en restant ferme et cohérent. Voici quelques conseils utiles pour recadrer un collaborateur de façon adéquate.
1. Trouvez des Solutions à Court et Long Terme
Le recadrage est un processus à court et à long terme. A court terme, la première chose à faire est de trouver une solution pour arrêter l'activité qui n'est pas conforme au code de conduite et à la politique. La solution peut être immédiate, comme le licenciement, ou plus graduelle, comme le réaménagement des responsabilités. Le recadrage à long terme consiste à trouver un moyen de s'assurer que le collaborateur comprenne et applique les règles et les règlements de la société.
2. Réfléchissez à une Solution Constructive
Le recadrage ne devrait pas être destructif. Il s'agit plutôt de trouver une solution qui permette au collaborateur de comprendre ce qui est attendu de lui, et de s'y conformer. Le recadrage ne doit pas être une punition, mais plutôt une occasion d'enseigner et de former le collaborateur, afin qu'il puisse trouver sa place et ses responsabilités au sein de la société.
3. Faites Preuve de Fermeté et de Respect
Bien que le recadrage soit nécessaire et important, il doit se faire dans le respect. Il est important de montrer au collaborateur que vous prenez ses actions au sérieux et que vous comprenez leurs conséquences. Pour cela, il est utile d’expliquer clairement et calmement en quoi consiste le problème et ce qui est attendu de la part du collaborateur.
4. Écoutez le Collaborateur
Un bon recadrage implique d'écouter le collaborateur et de comprendre ses points de vue. Il est important que le collaborateur sache que vous l’écoutez. Cela lui donnera l'opportunité de s’expliquer et de montrer qu’il comprend le problème et ce qui est attendu de lui. Cela l’aidera également à se sentir respecté et à mieux accepter la situation.
5. Établissez des Limites Claires
Le recadrage doit inclure des limites claires et précises. Il est important que le collaborateur sache exactement ce qui est attendu de lui et ce qui est inacceptable. De plus, il est important que les limites soient clairement communiquées et comprises par le collaborateur, pour qu’il puisse s’y conformer.
6. Établissez des Consequences Claires
Le collaborateur doit être informé des conséquences qui découleront de la violation des règles et de la politique de la société. Les conséquences varient selon le type de violation et l’importance de celle-ci. Il est important que le collaborateur connaisse les conséquences potentielles de ses actes, afin de les éviter.
7. Restez Ouvert aux Suggestions
Le recadrage ne doit pas être une situation figée. Il est important que le collaborateur ait la possibilité de faire des suggestions pour améliorer la situation et éviter les récidives. En effet, le recadrage peut être une occasion d’améliorer les performances et la productivité du collaborateur, et de construire des relations durables et positives entre les membres de l'entreprise.
8. Suivez le Collaborateur de Près
Une fois le recadrage terminé, il est important de suivre le collaborateur de près. Cela permettra d'évaluer si les actions prises ont été efficaces et si le collaborateur a intégré les consignes et les conséquences. Le suivi permet également de déceler rapidement les comportements non conformes et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
9. Offrez Une Formation et un Soutien
Le recadrage ne doit pas être une punition, mais plutôt une occasion d'enseigner et de former le collaborateur. Il est important d’offrir une formation et un soutien au collaborateur, afin qu'il puisse mieux comprendre le rôle qu’il doit jouer et ce qui est attendu de lui. Par exemple, la formation peut être une occasion de revoir les procédures, de discuter des comportements attendus et de mettre en place des outils pour améliorer les performances et la productivité du collaborateur.
10. Offrez Une Aide Personnalisée
Le recadrage ne doit pas se limiter à des règles et des sanctions. Il est important d'offrir une aide personnalisée et un soutien au collaborateur. Cela peut prendre la forme d'un accompagnement individualisé ou d'une prise en charge par un professionnel de la santé mentale ou un coach ou encadrant professionnel. Cela aidera le collaborateur à mieux comprendre et à accepter les consignes et les conséquences de ses actes.
Conclusion
Le recadrage peut être un processus difficile et délicat, mais il est nécessaire. Il est important de le faire d'une manière constructive et respectueuse, tout en restant ferme et cohérent. En résumé, trouvez des solutions à court et à long terme, faites preuve de fermeté et de respect, écoutez le collaborateur, établissez des limites claires, établissez des conséquences claires, restez ouvert aux suggestions, suivez le collaborateur de près, offrez une formation et un soutien, et offrez une aide personnalisée.